Bestandsverwaltung: von der Summe zum Bestand, den Sie zusagen können

Zu wissen, wie viel Sie haben, ist die Grundlage. Zu wissen, wo es liegt, welche Charge es ist und was davon wirklich frei ist, entscheidet, ob Sie liefern können. Dieser Leitfaden erklärt, was Bestandsverwaltung ist, wie sie im Lager funktioniert und wo die Warenwirtschaft endet.

Eine Zahl oder ein Bestand

Die meisten Systeme führen eine Menge je Artikel. Vierhundert Stück. Das genügt für die Bewertung und für die Disposition, und dafür ist es gebaut.

Es genügt nicht mehr, sobald jemand wissen muss, welche vierhundert.

Ein Beispiel: Die vierhundert liegen auf elf Lagerplätzen, in drei Chargen, sechzig davon sind reserviert und zwanzig liegen in einer Retoure, die noch niemand geprüft hat. Die Summe stimmt. Ob Sie den Auftrag heute versenden können, beantwortet sie nicht.

Bestandsverwaltung führt das Detail unter dieser Summe: Ort, Charge, Zustand, reserviert gegen frei. Das ist der Unterschied zwischen einem Wert in der Bilanz und einer Zusage an einen Kunden.

Woran Sie merken, dass die Summe nicht mehr genügt

Die Zahl stimmt, die Ware ist weg. Laut System liegen zwölf Stück da, der Mitarbeiter findet keines. Die Ware ist im Haus, nur nicht dort, wo jemand sucht.

Sie kaufen, was Sie schon haben. Der Einkauf sieht keinen freien Bestand und bestellt nach, während dieselbe Ware in einem zweiten Bereich oder in einer ungeprüften Retoure liegt.

Mehrere Systeme, mehrere Wahrheiten. Shop, Warenwirtschaft und eine Excel-Liste zeigen drei verschiedene Zahlen, und jemand gleicht sie jede Woche von Hand ab.

Chargen und Mindesthaltbarkeit von Hand. Welche Charge zuerst raus muss, weiß nur, wer das Regal kennt. Ein Rückruf wird zur Suche.

Retouren als blinder Fleck. Zurückgeschickte Ware steht tagelang in einer Ecke, weder verkäuflich noch abgeschrieben.

Zwei Standorte, eine Zahl. Die Summe stimmt über beide Lager, aber niemand sieht, welches Lager liefern kann.

Kein einziger dieser Punkte ist ein Zählproblem. Es sind Detailprobleme, und eine genauere Summe löst keines davon.

Die sechs Ebenen unter der Summe

Eine Bestandsverwaltung, die diesen Namen verdient, führt sechs Ebenen statt einer Zahl.

Die vorletzte Zeile fehlt in den meisten Systemen. Vorhanden und verfügbar sind nicht dasselbe, und der Unterschied ist genau die Menge, die Sie bereits jemand anderem versprochen haben.

Wie Bestandsverwaltung im Lager funktioniert

Der Bestand stimmt nur, wenn jede Bewegung im Moment des Geschehens gebucht wird, nicht am Abend und nicht aus dem Gedächtnis. In der Praxis heißt das: Jede Bewegung hat einen Scan.

1. Wareneingang. Die Ware wird gegen die Bestellung oder das Lieferavis gebucht, mit Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum, wo nötig. Was nicht stimmt, wird beim Eingang gesperrt statt still eingelagert.
2. Einlagerung. Die Ware kommt auf einen benannten Lagerplatz, und der Scan des Platzes bestätigt es. Erst ab diesem Moment ist sie verfügbar. Wie Plätze und Zonen aufgebaut werden, steht unter Lagerstruktur.
3. Reservierung. Kommt ein Auftrag, wird die Menge reserviert. Sie liegt noch im Regal, ist aber nicht mehr frei.
4. Entnahme. Beim Kommissionieren bestätigt der Scan Platz, Artikel und Charge. Welche Charge zuerst kommt, regelt eine Strategie wie FEFO: zuerst, was zuerst abläuft.
5. Umlagerung. Nachschub vom Reserveplatz in den Pickplatz ist eine Bewegung wie jede andere und wird gebucht.
6. Retoure. Zurückgeschickte Ware wird gegen den ursprünglichen Auftrag gebucht oder als neue Retoure angelegt, am Retourenplatz bewertet und dann freigegeben, gesperrt oder abgeschrieben.

Für Vertriebskanäle kommt ein Schritt dazu: Jeder Kanal sieht nicht den ganzen freien Bestand, sondern einen Anteil, oft mit einem Sicherheitsbestand als Puffer. Wie das zwischen Kanälen entschieden wird, steht unter Order Management System.

Reicht meine Warenwirtschaft nicht?

Für viele Betriebe: ja. Das ist keine Höflichkeit, sondern die ehrliche Antwort.

Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware mit einem Bestandsfeld je Artikel weiß, was Sie haben. Solange diese Zahl mit dem Regal übereinstimmt und niemand fragen muss, welches Stück, aus welcher Charge oder für wen reserviert, ist das die richtige Lösung und keine vorläufige.

Es kippt, sobald reserviert und frei auseinanderfallen, eine Charge zurückverfolgt werden muss oder zwei Kanäle denselben Bestand verkaufen. Ein Meldebestand sagt Ihnen, wann Sie nachbestellen sollten. Er sagt nicht, ob die vierhundert gemeldeten Stück auch die vierhundert sind, die tatsächlich verfügbar sind.

Das ist die eine Grenze: ob Ihre Bestandszahl Detail darunter braucht. Die andere Grenze betrifft nicht die Zahl, sondern die Arbeit: wer im Lager was zuerst holt, in welcher Reihenfolge. Dafür steht das Lagerverwaltungssystem. Welche Stufe Sie brauchen: Lagerverwaltung erklärt die drei Stufen.

Vier Fragen, die Sie selbst beantworten können:

• Wie oft steht jemand vor einem Fach, das laut System gefüllt ist?
• Wie viele Stunden pro Woche gehen darauf, dass zwei Systeme dieselbe Zahl zeigen?
• Können Sie sagen, welche Charge an welchen Kunden gegangen ist, ohne jemanden zu fragen?
• Wenn eine Retoure ankommt: wie lange, bis sie wieder verkäuflich ist?

Sind drei davon unangenehm, führen Sie bereits eine Bestandsverwaltung. Nur nicht im System.

Zwei Dinge kommen mit einem Datum, und an beiden führt kein Weg vorbei. Verlangt ein Abnehmer, eine Charge bis zum Empfänger zurückzuverfolgen, reicht eine Zählung nicht: Das ist eine Vertragsfrage, und sie kommt von außen. Und sobald Ihr Jahresabschluss geprüft wird, muss Ihre Bestandsbewertung dieser Prüfung standhalten. Die Größenkriterien dafür sind je Land verschieden; klären Sie Ihre mit Ihrem Wirtschaftsprüfer.

Summen im ERP, Detail darunter

Der häufigste Einwand: Dann führe man zwei Bestände. Das stimmt nicht, und der Grund ist wichtig.

Ihr ERP braucht Summen, weil Bewertung und Disposition Summenfragen sind. Der Lagerwert und der Meldebestand arbeiten mit einer Zahl je Artikel. Die Bestandsverwaltung führt das Detail unter dieser Summe, nicht daneben, sondern darunter, und meldet die Summe zurück.

Auf dieser Grenze steht auch der Rest: Bestandsoptimierung, Bestandscontrolling und Bestandsplanung arbeiten mit Summen und Reichweiten. Sie werden erst belastbar, wenn die Zahl darunter stimmt. Viele dieser Projekte scheitern nicht an der Methode, sondern an der Datenbasis.

Zählen ohne Stillstand

Die jährliche Stichtagszählung bei geschlossenem Betrieb ist teuer, ungenau und am Tag danach schon veraltet.

Mit geführten Lagerplätzen lässt sich stattdessen laufend zählen: täglich ein kleiner Teil des Sortiments, Schnelldreher häufiger als Langsamdreher, ohne Unterbrechung. Dazu kommen Zählungen dort, wo eine Abweichung auftaucht, etwa wenn ein Platz beim Kommissionieren leer ist. Das heißt zyklische Inventur. Ob sie die Stichtagsinventur ersetzen darf, klären Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer.

Der Unterschied liegt im Ziel: Die Stichtagsinventur zählt einmal im Jahr, was da ist. Die laufende Zählung sorgt dafür, dass die Zahl gar nicht erst auseinanderläuft.

Fragen, die Sie einem Anbieter stellen sollten

1. Wie viele Systeme führen nach der Einführung eine Bestandsmenge für denselben Artikel? Bitte benennen.
2. Unterscheiden Sie zwischen vorhanden und verfügbar? Zeigen Sie mir beide Zahlen auf einem Bildschirm.
3. Welchen Zustand hat eine Retoure zwischen Wareneingang und Wiederverkauf?
4. Kann ich laufend zählen, ohne den Betrieb anzuhalten?
5. Wie wird eine Charge zurückverfolgt, und wie lange dauert das im Ernstfall?
6. Wenn ich in einem Jahr einen Ablauf ändern möchte: Konfiguration oder Entwicklung?

Frage zwei trennt eine Bestandsverwaltung von einer Bestandsliste. Frage sechs entscheidet, was Sie später zahlen. Was die Software selbst kostet, steht unter Was ein LVS kostet.

Bestandsverwaltung mit BizBloqs

BizBloqs führt Bestand, Lagersteuerung und Auftragsverwaltung als eine Plattform, neben Ihrem ERP, das die Summen behält. Was die Software im Einzelnen kann, woran Sie merken, dass Excel nicht mehr reicht, und wie sie aufgebaut ist, steht auf der Produktseite Bestandsmanagement Software.

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Drei Fragen zu Ihrem eigenen Bestand

Wie viele Systeme halten nach Ihrer letzten Anbindung einen Bestandswert für denselben Artikel? Nennen Sie sie. Mehr dazu in Teil vier: Das Gebäude weiß nichts.

Wie viel Bestand haben Sie liegen, den Sie nicht zusagen können?

Verfolgen Sie eine Charge zurück zu den Kunden, die sie erhalten haben. Jetzt, mit der Maus. Wie lange hat das gedauert?

Was ist Bestandsverwaltung?

Bestandsverwaltung führt nicht nur die Menge je Artikel, sondern das Detail darunter: auf welchem Lagerplatz die Ware liegt, aus welcher Charge sie stammt, in welchem Zustand sie ist, was reserviert und was tatsächlich frei verfügbar ist, und wer sie wann bewegt hat.

Was ist der Unterschied zwischen Bestandsverwaltung und Warenwirtschaft?

Ein Warenwirtschaftssystem führt Einkauf, Verkauf und eine Bestandssumme je Artikel. Die Bestandsverwaltung führt das Detail unter dieser Summe. Summe gegen Detail: Das ist die Grenze.

Was ist der Unterschied zwischen Bestandsverwaltung und einem Lagerverwaltungssystem?

Die Bestandsverwaltung sagt, was wo liegt und was verfügbar ist. Ein Lagerverwaltungssystem steuert zusätzlich die Arbeit: wer was kommissioniert, in welcher Reihenfolge. Das eine ist der Zustand, das andere die Bewegung.

Wie oft sollte ich zählen?

Laufend statt einmal im Jahr: täglich einen kleinen Teil des Sortiments, Schnelldreher häufiger als Langsamdreher, und zusätzlich dort, wo eine Abweichung auftaucht. Ob das die Stichtagsinventur ersetzt, klären Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer.

Geht es auch um Geräte, Möbel und IT-Ausstattung?

Nein. Anlagegüter werden in eigenen Systemen geführt und folgen einer anderen Logik. Hier geht es um Ware, die Sie verkaufen oder verarbeiten.

Können wir unsere Warenwirtschaft behalten?

Ja, das ist der Normalfall. Die kaufmännische Seite bleibt dort; die Bestandsverwaltung führt das Detail darunter und meldet zurück, was geschehen ist.